A Kolozs megyei önkormányzat valamennyi dokumentuma teljes mértékben digitálisan, az egységes ügyfélkapun (https://www.public.cluj.archi) keresztül igényelhető. Ezzel a Kolozs Megyei Tanács Románia első teljesen digitalizált közintézményévé vált.
„A két éve elindított digitalizációs folyamat jelentősen csökkenti az ügyintézési időt – mind a polgárok, mind az intézmény számára. Ezen kívül növeli az átláthatóságot, erősíti a közintézményekbe vetett bizalmat, és jelentősen rövidíti a dokumentumok feldolgozási idejét. Idén a teljes pályázati folyamatunk online történik a civil szervezetek, egyházak, sportegyesületek számára és mindenki nagyon elégedett, hiszen egyszerűen és gördülékenyen intézhetik a pályázati kérelmet, szerződést és az elszámolást is” – nyilatkozta Vákár István a Kolozs Megyei Tanács RMDSZ-es alelnöke.
A dokumentumok feldolgozási ideje is jelentősen csökken, ami felgyorsítja a közszolgáltatások működését. A Kolozs Megyei Tanács a közelmúltbeli adminisztratív fekete péntek című program keretében egyetlen nap alatt 144 urbanisztikai dokumentumot bocsátott ki és oldott meg online – köztük városrendezési bizonylatokat, építési engedélyeket, munkakezdési/befejezési értesítéseket, elővásárlási joggal kapcsolatos dokumentumokat stb.
A platform szolgáltatásainak eléréséhez a polgároknak felhasználói fiókot kell létrehozniuk, és egy elektronikus aláírást kell vásárolniuk, mindössze 1 lejért. Ezt követően kiválasztják a kért dokumentumtípust, és kitöltik/feltöltik a szükséges adatokat. Az alkalmazás innovatív rendszert kínál a dokumentum nyomon követésére: elegendő beolvasni a rendszer által automatikusan generált QR-kódot. Romániában egyedülálló újdonságként a kérelmek közvetlenül okostelefonról is benyújthatók, hasonlóan az online vásárlási rendszerekhez.
Figyelembe véve, hogy nem minden felhasználó alkalmazza a digitális rendszert, átmeneti időszak következik, amely alatt a Kolozs Megyei Tanács továbbra is lehetővé teszi a dokumentumok klasszikus módon történő benyújtását, ugyanakkor arra ösztönzi a polgárokat, hogy az online platformot válasszák a gyorsabb ügyintézés érdekében.
A kitűzött cél elérése érdekében az intézmény 2024-ben keretmegállapodást kötött egy informatikai vállalkozói társulással, a digitális munkafolyamatok kialakításának és integrálásának támogatása érdekében. Az elkészült platform lehetőséget biztosít új dokumentumtípusok folyamatos integrálására, és úgy lett kialakítva, hogy országos szintre is könnyen kiterjeszthető legyen.
